Рабочие советы, как бухгалтеру на аутсорсе избежать авралов в отчетный период
Когда возникают проблемы с документами
Клиент снова прислал документы в последний момент перед отчетом. Приходится забыть про сон и отдых, а глаза болят от монитора. Эта боль знакома многим бухгалтерам.
Острее всего проблема ощущается с бизнесами, которые раньше были на патенте или на УСН «Доходы» без НДС. Такие клиенты не привыкли к регулярной работе с документами, ведь для учета часто достаточно было банковской выписки. Им сложно быстро перестроиться и понять, что с переходом на более сложные режимы или с появлением НДС оформлять и вовремя передавать в бухгалтерию документы — их новая реальность и обязательная рутина.
Клиенты, которые уже давно знакомы с правилами, тоже нередко подводят со сроками. Иногда по вине контрагентов, но часто из-за отсутствия дисциплины и от привычки, что безотказный бухгалтер в любом случае выкрутится и все сделает в последний момент.
Хорошая новость — работать в таком режиме вовсе не обязательно. Своим вариантом решения проблемы поделился Евгений Кобзев — сооснователь сервиса «Кнопка». Ниже несколько правил, которые помогут упорядочить работу.
Правило 1. Налог для клиента рассчитывается заранее к определенной дате
После окончания периода и до отчетной даты бухгалтеру нужно сделать работу — рассчитать налог, а возможно и подготовить отчет. И нужно донести до клиента, что это делается не в один последний день.
Установите дату, к которой вы будете рассчитывать налог и проинформируйте об этом клиента. Например, 15 число. К этому дню сообщайте клиенту сумму налога, а вместе с ней давайте расшифровку, из каких документов сложилась эта сумма.
Правило 2. Документы за пределами установленного срока — за отдельную плату
Если клиент присылает документы позже установленной даты — бухгалтеру придется пересчитывать налог с учетом новой информации, а это дополнительная работа. Для клиента это не новость, если бухгалтер следует правилу 1 и уже сообщил ему сумму налога. Поэтому доплата за досылку документов выглядит логично. Она может быть совсем небольшой, но практика показывает, что такое правило мотивирует клиентов присылать все документы в срок.
Правило 3. После «часа Х» документы не обрабатываются даже за доплату
За день-два до отчетной даты закройте прием документов за отчетный период даже за доплату. То, что не вошло в этот раз, можно учесть в будущем, скорректировать суммы и сдать уточненную декларацию, но за отдельную плату.
В отдельных ситуациях можно пойти навстречу клиенту и принять документы, но если хотите работать без постоянных авралов, исключения не должны становиться правилом.
Если внедрить такую систему работы, у бухгалтера появляется возможность более или менее равномерно планировать свою загрузку без завалов в отчетный период. Это не только экономит силы, но и минимизирует вероятность ошибок, которые легко допустить в режиме «тушения пожаров».
А что если клиентам это не понравится?
Объясните клиентам, что планировать свою работу — это норма для любой профессии. Для получения многих услуг обычно приходится записываться заранее: чтобы постричься, вылечить зуб, провести техосмотр машины или подключить интернет в квартире. Всегда нужно либо вписываться в график работы специалиста, либо доплачивать за срочность, когда это возможно.
От того, что клиент может уйти, не застрахован никто. Но уходить они могут и по другим причинам. Практика показывает, что регламенты и сроки редко отпугивают клиентов, которые в остальном довольны качеством услуг. Ведь в конечном итоге от порядка в работе выигрывают обе стороны: бухгалтер не перегружен, а клиент получает предсказуемый и качественный результат.
Как сервис «Финлид» поможет бухгалтерам работать быстрее и успевать больше
Чтобы соблюдать все сроки со своей стороны, частному бухгалтеру или аутсорсинговой компании важно максимально автоматизировать процессы. Ввод первички, скачивание выписок, поиск нужной информации — все это можно делать гораздо быстрее в бесплатном сервисе «Финлид» от Точка Банка и сэкономить массу времени.
Скачивать выписки из разных банков можно в одном окне. Никаких переключений между интернет-банками и подтверждений по смс. Выписки скачиваются нажатием одной кнопки, а бухгалтер всегда видит, за какой период была скачана последняя выписка. Эксперимент показал, что на скачивание выписок из трех разных банков в Финлиде ушло всего 42 секунды.
Найти логин и пароль от нужного сервиса и сразу перейти в него — дело нескольких секунд. Пароли от любых сервисов надежно хранятся в Финлиде в зашифрованном виде. Больше не нужно рыться в таблицах или блокнотах. Можно быстро найти пароль от своего или клиентского сервиса, а при переходе в сервис он подставится автоматически.
Для сбора оплат за бухобслуживание не требуется участие бухгалтера — биллинг полностью автоматизирован. Нужно лишь один раз указать тариф для каждого клиента — в заданные даты сервис будет формировать счета на оплату и платежные поручения, и рассылать их клиентам. Статус оплаты отображается в сервисе. При желании счета можно отправить в 1С, чтобы сформировать закрывающие документы.
Встроенный робот для распознавания первички сокращает объем ручной работы. Он распознает сканы и фото документов и автоматически проводит их в 1С. Это платная функция, но есть бесплатный промо-период в 1 месяц.
Специализированная нейросеть для бухгалтера готовит ответ на вопрос за 1 минуту. Работает только на основе нормативных документов из официальных источников. В каждом ответе — правовое обоснование и ссылки на статьи законов. Ответ можно бесплатно проверить у экспертов сервиса.